/
/

Personuppgiftsbehandling (GDPR)

Läs om hur Katrineholms kommun använder Dataskyddsförordningen, GDPR.

Dataskyddsförordningen, GDPR

Katrineholms kommun behandlar personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning, bland annat EU:s Allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679, nedan kallad dataskyddsförordningen).

Här berättar vi hur och varför vi behandlar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har. Enligt dataskyddsförordningen är en personuppgift varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. Personuppgift kan alltså vara ditt namn, personnummer, fotografi, IP-adress, mejladress med mera.

Personuppgiftsansvariga – de som hanterar personuppgifter

I Katrineholms kommun är nämnderna och kommunstyrelsen personuppgiftsansvariga för de personuppgifter som behandlas inom respektive nämnds/styrelsens verksamhet. Här finns information om kommunens olika nämnder och vilken verksamhet de har.

Varför behandlas personuppgifter?

Katrineholms kommun behandlar personuppgifter för att utföra uppgifter som ingår i kommunens uppdrag som bland annat innefattar följande verksamheter:

  • vård- och omsorg
  • socialtjänst
  • förskola, grund- och gymnasieutbildning
  • samhällsbyggnad, exempelvis bygglov
  • kultur och evenemang
  • vuxenutbildning och arbetsmarknadsarbeten
  • genomföra politiska sammanträden
  • genomföra allmänna val
  • sprida information till invånarna

Varje behandling ska ha ett specifikt syfte och utföras med stöd av minst ett av de lagliga krav som anges i dataskyddsförordningen. I flertalet fall stöds behandlingen av att det utgör ett allmänt intresse eller är myndighetsutövning, men det kan också vara genom ett avtal eller på grund av krav i annan lagstiftning (rättslig förpliktelse). Ibland stöds behandlingen på ett samtycke från personen som berörs. Om vi har behandlat dina personuppgifter med stöd av samtycke har du alltid rätt att dra tillbaka samtycket för att vi ska upphöra med behandlingen. Eftersom kommunen följer lagar som reglerar hur vi får hantera allmänna handlingar, till exempel Tryckfrihetsförordningen och Arkivlagen kan vi behöva spara dina personuppgifter längre än du önskar.

Hur behandlar kommunen personuppgifter?

Endast de personuppgifter som är nödvändiga för att kunna hantera eller handlägga ditt ärende samlas in och behandlas. Personuppgifterna kan antingen hämtas in eller lämnas vid direktkontakt med dig eller genom att kommunen samlar in uppgifterna från en annan myndighet eller offentlig källa. Till exempel registreras personuppgifter hos oss när du ansöker om förskoleplats, ekonomiskt bistånd eller bygglov.

Om kommunen ska påbörja en ny behandling av personuppgifter i stor omfattning och det berör särskilda kategorier av personuppgifter (känsliga personuppgifter som uppgifter om politiska åsikter, religion, hälsa eller sexuell läggning) ska en konsekvensbedömning göras innan behandlingen påbörjas.

Dina personuppgifter lämnas endast till dem som behöver dessa för att utföra arbetsuppgifter eller tjänster inom eller åt kommunen. Med stöd av Tryckfrihetsförordningen kan det också förekomma att dina personuppgifter lämnas ut till den som begär ut allmänna handlingar.

Vi strävar efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES-området. I de fall dina uppgifter kräver behandling utanför EU, till exempel av någon av våra tjänsteleverantörer, säkerställer vi att det finns skyddsåtgärder på plats så att mottagarna behandlar personuppgifterna i enlighet med de krav som ställs i dataskyddsförordningen.

Dina personuppgifter sparas så länge det behövs för att fullgöra det avsedda ändamålet. Genom regler i Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen och Arkivlagen kring allmänna handlingar kan dock dina uppgifter komma att bevaras längre än så. Mer information om lagring av personuppgifter i det enskilda fallet får du av den som är personuppgiftsansvarig, nämnd/kommunstyrelse, och som behandlar dina uppgifter.

Dina personuppgifter kommer i vissa fall att hanteras av ett personuppgiftsbiträde. Det kan exempelvis vara en systemleverantör, som behöver tillgång till våra system vid support. I de fall ett biträde används ska avtal upprättas mellan den personuppgiftsansvarige, nämnd/kommunstyrelse, och biträdet. Avtalet reglerar hur biträdet får behandla personuppgifterna och att det ska ske i enlighet med gällande lagstiftning. Om ett biträde används kan du alltid kontakta den personuppgiftsansvarige för att få kontaktuppgifter till biträdet.

Om du använder sociala medier, till exempel Facebook eller Instagram, för att komma i kontakt med Katrineholms kommun överförs alltid informationen samt personuppgifter till tredje part (företaget/organisationen som driver det sociala mediet). För din egen skull rekommenderar vi dig att inte skicka känslig information till oss via sociala medier.

Om du skickar e-post till kommunen rekommenderar vi att du inte inkluderar känsliga uppgifter eller personnummer i ditt meddelande.

Rättigheter för dig som lämnar personuppgifter till Katrineholms kommun

Har du frågor om vilken information vi sparar, vilka rättigheter du har eller vad som finns sparat om dig? Du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter som Katrineholms kommun behandlar, ett så kallat registerutdrag. Du kommer bli ombedd att legitimera dig för att få ut uppgifterna. Ta kontakt med Katrineholms kommuns kontaktcenter om du har frågor om hur vi hanterar personuppgifter eller vill begära ett registerutdrag. Kontaktuppgifter hittar du här

Du har också rätt att få felaktiga eller missvisande personuppgifter rättade, att invända mot behandlingen eller begära att vi raderar de personuppgifter vi har om dig. Det sker dock om det finns stöd för det i lag, till exempel de lagar som reglerar hur vi hanterar allmänna handlingar.

Du kan invända mot att personuppgifterna används för automatiserat beslutsfattande, exempelvis ett automatiserat avslag på en ansökan. I vissa fall har du också rätt att få ut och använda dina personuppgifter på annat håll. I så fall kan vi vara skyldiga att underlätta en sådan överflyttning. Kontakta den personuppgiftsansvarige, nämnd/kommunstyrelse, för information om detta.

Har du frågor om kommunens arbete med GDPR?

Då är du välkommen att kontakta:

Svitlana Jelisic
Telefon: 0157-43 00 45 eller 073-322 87 79
Mejl: dataskyddsombud@katrineholm.se

Anser du att Katrineholms kommun bryter mot reglerna för personuppgiftsbehandling kan du kontakta dataskyddsombudet eller Datainspektionenlänk till annan webbplats som är tillsynsmyndighet.

Kommunens personuppgiftsbehandlingar

Kommunens personuppgiftsbehandlingar sker utifrån ovanstående text men kräver olika lagliga grunder och följer olika regelverk och rutiner. Nedan hittar du mer information om varje behandling.

Listan byggs just nu på och kan sakna behandlingar. Har du frågor om en specifik behandling tveka inte att höra av dig till oss.

Så här behandlar vi dina personuppgifter

Dina personuppgifter behandlas av Katrineholms kommun och samhällsbyggnadsförvaltning enligt de regler och lagar som gäller. Här beskriver vi vad som specifikt gäller för bygg- och miljö.

I Dataskyddsförordningens artikel 6 regleras de lagliga grunder som gäller för behandling av personuppgifter. Det är med stöd av dessa bestämmelser som vi inom Samhällsbyggnadsförvaltningen behandlar personuppgifter.

Vi behandlar personuppgifter i ett arkivhanteringssystem som levereras till Samhällsbyggnadsförvaltningen av en extern aktör. Leverantören har också ofta tillgång till våra personuppgifter i och med drift, underhåll och support av systemet. I dessa fall tecknar vi alltid ett särskilt avtal, ett personuppgiftsbiträdesavtal, med leverantören där det tydligt framgår att personuppgifter endast får hanteras i enlighet med våra instruktioner och att sekretess gäller för uppgifterna.

Bygg, mark och rivningslov

Vid ansökan eller anmälan behandlas personuppgifter i form av namn, adress, personnummer, fastighetsbeteckning och koordinater. Behandlingen är nödvändig för att avgöra och fatta beslut i ett lovärende. Ansökan och beslut sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Bygg- och miljönämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Bygg- och miljönämnden.

Miljö- och hälsoskydd

För miljöfarlig verksamhet och annan tillståndspliktig verksamhet krävs en ansökan om tillstånd och i vissa fall är verksamheten endast anmälningspliktig. Där behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post och fastighetsbeteckning. Syftet med behandlingen är att kunna fatta beslut och att kunna utföra kontroller. Beslut sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Bygg- och miljönämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Bygg- och miljönämnden.

Livsmedelsverksamhet

Det krävs en anmälan om registrering för att bedriva livsmedelsverksamhet . Registreringen är en förutsättning för att tillsynsmyndigheten ska kunna genomföra kontroll av verksamheten i syfte att säkerställa att livsmedelslagstiftningen efterlevs och att fatta de beslut som behövs med anledning av resultatet av kontrollen. De personuppgifter som behandlas är namn, personnummer, adress och fastighetsbeteckning. Anmälan och beslut i samband med kontroll sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Bygg- och miljönämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Bygg- och miljönämnden.

Handel med tobak, öl och receptfria läkemedel

I samband med ansökan om tillstånd att sälja tobak och anmälan om handel med öl klass 2 och receptfria läkemedel behandlas personuppgifter som namn, personnummer, verksamhetsutövare, adress, telefonnummer och fastighetsbeteckning. I samband med ansökan om tillstånd att sälja tobak inhämtas uppgifter från skatte, kronofogde och polismyndighet i syfte att utifrån en profilering kunna fatta beslut i enlighet med tobakslagen. Dessa uppgifter sekretessmarkeras.

Ansökningar, anmälan och beslut om tillstånd och beslut i samband med kontroll sparas enligt Dokumenthanteringsplan för Bygg- och miljönämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Bygg- och miljönämnden.

Kontroll och tillsyn

I samband med klagomål pga. olika typer av störningar och där tillsynsmyndigheten startar ett ärende informeras den verksamhet/person som påstås vara orsak till störningen. Det kan handla om buller, lukt, eller boendemiljö. Vi behandlar i dessa fall personuppgifter som namn, adress, fastighetsbeteckning. Anmälan och beslut i samband med kontroll sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Bygg- och miljönämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Bygg- och miljönämnden.

P-tillstånd för rörelsehindrade

Det krävs en ansökan för att P-tillstånd ska kunna beslutas. Här behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post. Ändamålet med behandlingen är att öka tillgängligheten i kommunen för berörd registrerad. Personuppgifter sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Service- och tekniknämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Service- och tekniknämnden.

Upplåtelse av offentlig platsmark

Det krävs en ansökan för att ta i anspråk kommunens mark för en verksamhet t.ex. torghandel, uteservering och uppställning av containrar. Här behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post. Ändamålet med behandlingen är att svara på remisser från polismyndigheten som äger frågan och beredskap avseende en fungerande infrastruktur och offentlig miljö. Personuppgifter sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Service- och tekniknämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Service- och tekniknämnden.

Grävtillstånd

Det krävs en ansökan för att gräva i kommunens mark. Här behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post. Ändamålet med behandlingen är skapa en fungerande infrastruktur och offentlig miljö. Personuppgifter sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Service- och tekniknämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Service- och tekniknämnden.

Tomt- och bostadsrättskö

I samband med att kommunen planerar försäljning av tomtmark och upplåtelse av bostadsrätt kan spekulanter lämna in en intresseanmälan. Här behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post. Ändamålet med behandlingen är att kommunen ska kunna erbjuda försäljning till intresserade för ett framtida köp. Personuppgifter sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, allmänt intresse, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB
Personuppgiftsansvarig: Kommunstyrelsen.

Sociala medier

Katrineholms kommun finns i sociala medier för att kunna föra dialog med medborgarna där de befinner sig. Genom sociala medier kan också rätt information spridas till rätt målgrupp genom annonsering. Vi publicerar inlägg med bild och ibland namn på personer, detta med samtycke som laglig grund.

I fåtal fall bevaras publika inlägg för all framtid enligt bestämmelser i Arkivlagen då skärmdumpar på sidor kan göras. Inlägg och meddelanden i sociala medier räknas som allmänna handlingar och kan begäras ut.

Om du använder sociala medier för att komma i kontakt med Katrineholms kommun, överförs informationen samt personuppgifter alltid till tredje part (företaget/organisationen som driver det sociala mediet). För din egen skull rekommenderar vi dig att inte skicka känslig information till oss via sociala medier.

Laglig grund för behandlingen: Samtycke och myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse
Personuppgiftsbiträde: Facebook, Google och Microsoft
Personuppgiftsansvarig: Kommunledningsförvaltningen

Webbplatsen

Vår webbplats är en viktig del i vårt arbete att sprida information om vad som händer och har hänt i kommunen eller lyfta kommunens verksamhet. På webbplatsen behandlar vi personuppgifterna namn, e-post och anställningstitel på vissa anställda, bilder och filmer på anställda och medborgare samt namn på personer som på något sätt samarbetar med kommunen och på så sätt kan förekomma i nyheter och annat.

Alla behandlingar sker utifrån rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I fåtal fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen då skärmdumpar på sidor kan göras. De flesta uppgifterna gallras dock när de inte längre är relevanta.

Laglig grund för behandlingen: Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse
Personuppgiftsbiträde: Consid och Sitevision
Personuppgiftsansvarig: Kommunledningsförvaltningen

Bild & film

Vi använder bild och film i vårt arbete där syftet är att sprida information om vad som händer och har hänt i kommunen eller lyfta kommunens verksamhet. Vi använder bild och film i både tryckta och digitala kanaler, och i internt och externt syfte.

Vi behandlar personuppgifterna namn, e-post eller telefon samt bilden på dig/ditt barn utifrån ditt samtycke. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke och du har då rätt till att bilderna eller filmerna på dig tas bort i den mån det är möjligt.

Bilder lagras i Katrineholms kommuns bildarkiv. Bilderna finns tillgängliga att använda och publicera under cirka 4 år från fototillfället. Därefter arkiverar vi bilderna i enlighet med Arkivlagen. Film lagras på en lokal server.

Laglig grund för behandlingen: Samtycke och allmänt intresse.
Personuppgiftsbiträde: Meriworks
Personuppgiftsansvarig: Kommunledningsförvaltningen